Assistante de direction

ALGER

الفئات: الخدمات الإدارية
المنطقة: الجزائر
وضع في: 19-01-2022 à 00:00:00

الوصف

Mission :

Assurer le secrétariat de la Direction Générale.
Organiser et gérer l’agenda du Directeur Général.
Gérer les relations extérieures.
Collaborer dans le déploiement de la communication interne de la Société.
Suivre les dossiers particuliers confiés par le Directeur Général.
S’assurer du respect de l’agenda et les plannings des RDV du Directeur Général.
Prendre en charge les actions en relation extérieures.
Coordonner la communication internes et externes.
Organiser et coordonner le comité gestion des budgets dons RSE.
Organiser la tenue du Comité de dotation moyens.
Suivre la mise en uvre des résolutions des AG associés.
Représenter MINIROS aux événements sociaux et économiques impliquant l’entreprise.
Assurer la bonne communication des informations et la bonne coordination entre les structures et collaborer avec les chargés de communications RH & Marketing pour assurer la cohérence de la communication interne et externe;
Assurer et/ou coordonner l’organisation d’événements internes et externes ;
Tenir l’agenda du Directeur Général et gérer son planning ;
Préparer les différentes réunions et en réaliser les comptes rendus;
Gérer les déplacements professionnels du Directeur Général et ses accompagnateurs.
Prendre en charge et planifier la logistique (dossiers visas, invitations et réservations d’hôtels, transport, vaccins, autorisation ;
Préparer les dossiers et le package documentaire du Président Directeur Général lors des réunions internes ou de ses déplacements à l’extérieur de la société;
Organiser l’accueil des invités de MINIROS en lien avec le Directeur Général et uvrer à la facilitation de leur séjour;
Accueillir, renseigner et orienter les clients, partenaires, interlocuteurs, délégations étrangères et autres visiteurs se présentant à la Direction Générale ;
Réaliser les différents travaux d’assistance de la direction : Saisir, mettre en forme, mettre à jour, diffuser, classer et archiver les divers documents (courriers, mailings, rapports, notes, bases de données) ;
Suivre les dossiers juridiques et coordonner avec les parties prenantes.
Suivre les études notariales et coordonner avec les parties prenantes.
Tenir les dossiers juridiques de l’entreprise (statuts, RC, les autorisations règlementaires, copies de contrats notariaux et autre relation extérieures avec les administrations et autres ( Ministères, Wilaya, Daira, APC, Avocat, notaires...etc.).
Gestion des dossiers de la protection de la marque, models et brevets.
Gestion de la flotte cartes SIM.
Gestion des cachets humides.

Profil :

Bac +4 en management ou communication/ sciences juridiques.
Organisation générale et du fonctionnement de la société TOC, LEAN &SIX-SIGMA.
Expérience professionnelle : 3 ans dans un poste similaire.
Langue : Français, Anglais, Arabe.
Savoir : Méthode de classement et d'archivage.
Modalités d'accueil.
Techniques de prise de note.
Gestion administrative et de secrétariat bureautique.
Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) , EMAILS, Agenda électronique et des fax et téléphones ;
Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de la société.
Savoir-faire : Excellente communication orale et écrite.
Savoir-être : Excellente communication orale et écrite.
Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise);
Esprit de synthèse et d’analyse.
Analyse des risques.
Autonomie tout en sachant rendre compte de son travail.
Polyvalence.
Discrétion, Ethique.
Ponctualité.
Ecoute active.
Sens du leadership, travail d’équipe ;
Sens des Responsabilités et d’Engagement.

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