Assistante de Direction (Akbou)

Mission :
L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante.

• Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale.
• Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
• Elle prend en charge, en lien avec la direction générale, l’organisation matérielle et logistique des réunions internes et externes.

Activités : Gestion administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer les prises de rendez-vous.
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques.
• Suivre la circulation des parapheurs.
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports .), les reproduire et les diffuser.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe.
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
• Prendre en charge des aspects logistiques de la direction générale (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur ).
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Classer, pré-archiver les documents en lien la direction générale.
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative.
• Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations.
• Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés.
• Suivre le prestataire de prise de notes.

Profil :
Connaissances :

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
• Maîtrise la langue Anglaise.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Compétences opérationnelles :

• Très bonne capacité rédactionnelle et d'expression orale.
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail.
• Sens des priorités.
• Sens de l'organisation.
• Capacité à prendre des initiatives.
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique.
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence.

Savoir être :

• Discrétion.
• Très bon sens relationnel.
• Calme0
• Autonome.
• Accueillante.
• Capacité d’anticipation.
• Force de proposition.
• Sens de l'écoute.