Assistante de Direction (Akbou)

الوصف

Mission :
L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante.

Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale.
Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Elle prend en charge, en lien avec la direction générale, l’organisation matérielle et logistique des réunions internes et externes.

Activités : Gestion administrative

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
Assurer les prises de rendez-vous.
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques.
Suivre la circulation des parapheurs.
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports .), les reproduire et les diffuser.
Traiter et diffuser des informations internes et externes.
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe.
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
Prendre en charge des aspects logistiques de la direction générale (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur ).
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
Classer, pré-archiver les documents en lien la direction générale.
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative.
Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations.
Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés.
Suivre le prestataire de prise de notes.

Profil :
Connaissances :

Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
Maîtrise la langue Anglaise.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Compétences opérationnelles :

Savoir être :

معلومات الإتصال

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