Assistante d'Equipe

L’assistant (e) d’équipe travaillera en étroite collaboration avec le Représentant Résident et les autres membres du personnel pour fournir une assistance sur le plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Représentant Résident et les autres membres du personnel à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.

Mission :
Sous la supervision du Représentant Résident, l’assistant (e) d’équipe effectuera les tâches suivantes :

Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du bureau pays ;

Prendre des rendez-vous pour le Représentant Résident et les autres membres du personnel du bureau pays et tenir leurs calendriers à jour ;

Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les bureaux concernés, le cas échéant ;

Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique pour répondre aux besoins du bureau pays ;

Organiser les missions du Représentant Résident et les autres membres du personnel notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d'hôtel, etc. ;

Aider à préparer des exposés à l'aide de PowerPoint et d'autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d'instructions . . .

Profil :

• Être titulaire d’au moins une licence en communication, en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe. Une formation supplémentaire en secrétariat bureautique, en administration ou en gestion de bureau serait un atout.
• Justifier d’au moins quatre (4) années d'expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d'un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.
• Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d'un milieu international et multiculturel. Capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses.
• Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes.
• Démontrer une aptitude à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés.
• Maitriser les équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.). . .