Agent Administratif

L’agent administratif ou encore secrétaire assure le secrétariat, la réalisation des documents, le suivi administratif et l’archivage. Il assure la circulation des informations. Il réalise des activités d’accueil ainsi que des tâches de support administratif et de contrôle, de comptabilité, de paie et de gestion des comptes clients. En outre, il gère également les appels téléphoniques, la réception et l’envoi de courrier. Il est responsable de la fiabilité du travail et contribue à l’image publique de marque de l’entreprise tant en interne qu’en externe.

Mission :

• Gérer les appels téléphoniques, les e-mails et le courrier entrant et sortant de manière efficace.
• Accueillir les visiteurs et les clients, les orienter vers les personnes appropriées ou répondre à leurs questions de manière professionnelle et courtoise.
• Effectuer des tâches de secrétariat telles que la saisie de données, la rédaction de correspondances, la préparation de rapports et la tenue de dossiers.
• Assister à la planification et à l'organisation des réunions en préparant les salles, en distribuant l'ordre du jour et en prenant des notes si nécessaire.
• Gérer les fournitures de bureau en passant des commandes, en surveillant les niveaux de stock et en s'assurant que les fournitures sont disponibles pour le personnel.
• Contribuer à la gestion des documents en archivant les dossiers de manière appropriée et en assurant leur sécurité et leur confidentialité.
• Aider à la coordination des voyages d'affaires en réservant des vols, des hôtels et des moyens de transport, le cas échéant.

Profil :

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique tels que Microsoft Office.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer efficacement son temps.
• Souci du détail et capacité à effectuer des tâches avec précision.
• Capacité à traiter les informations de manière confidentielle.
• Bonnes compétences organisationnelles et capacité à travailler sous pression.
• Capacité à s'adapter rapidement aux changements de priorités et à travailler dans un environnement dynamique.