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Secrétaire facturier

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  • نوع الوظية:
  • المستوى الدراسي:
  • سنوات الخبرة: Aucune Expérience
  • وضع في: 18-06-2025 à 00:00:00
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الوصف
Missions :

Collecte et préparation des données de facturation

  • Effectuer les démarches auprès du service commercial pour collecter les informations nécessaires à la facturation.
  • Analyser, dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client : historique des différents contacts, bons de commande, contrats, CGV (Conditions Générales de Vente).
  • Collecter l’ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
  • Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences, les corriger en liaison avec les services concernés, et rédiger un rapport d’anomalies.

Gestion de la facturation et du suivi

  • Établir la facture conformément au processus interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoirs, bons d’expédition non facturés, avis de paiement, documents techniques ou douaniers).
  • Vérifier la stricte conformité des données aux dispositions légales, faire valider la facture par la force de vente.
  • Assurer l’émission de la facture au client et sa bonne réception, suivre la créance, relancer le client (par téléphone, mail ou courrier).
  • Contrôler les délais de règlement, suivre et saisir les encaissements.

Suivi des relations clients

  • Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation, en collaboration avec les services concernés.
  • Analyser le contexte des litiges, rechercher les causes et responsabilités.
  • Suivre les différents encours, établir un échéancier de facturation.
  • Saisir les règlements clients et les encaissements.
  • Maintenir un bon relationnel avec les clients.

Suivi comptable et reporting

  • Calculer les provisions de clôture mensuelle (FAE : Factures à Établir).
  • Transmettre au service comptable les informations liées aux encaissements, nécessaires au lettrage.
  • Exploiter la balance âgée (document comptable regroupant les clients par dates d’échéance des paiements).
  • Suivre et mettre à jour la base de données clients (adresses, historique des contacts, créances), classer et archiver tous les documents contractuels et administratifs rattachés.
  • Participer à l’amélioration continue du processus pour réduire les délais de paiement et sécuriser les opérations (PAF : Piste d’Audit Fiable).
  • Gérer les honoraires des intervenants, refacturer aux clients leurs frais professionnels, et gérer les feuilles de temps (transfert de temps, correction des erreurs d’imputation).
Profil :
  • Formation en gestion, comptabilité ou secrétariat
  • Expérience souhaitée dans un poste similaire
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de facturation ou ERP)
Autres :

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