Secrétaire facturier

الوصف

Missions :

Collecte et préparation des données de facturation

Effectuer les démarches auprès du service commercial pour collecter les informations nécessaires à la facturation.
Analyser, dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client : historique des différents contacts, bons de commande, contrats, CGV (Conditions Générales de Vente).
Collecter l’ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences, les corriger en liaison avec les services concernés, et rédiger un rapport d’anomalies.

Gestion de la facturation et du suivi

Établir la facture conformément au processus interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoirs, bons d’expédition non facturés, avis de paiement, documents techniques ou douaniers).
Vérifier la stricte conformité des données aux dispositions légales, faire valider la facture par la force de vente.
Assurer l’émission de la facture au client et sa bonne réception, suivre la créance, relancer le client (par téléphone, mail ou courrier).
Contrôler les délais de règlement, suivre et saisir les encaissements.

Suivi des relations clients

Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation, en collaboration avec les services concernés.
Analyser le contexte des litiges, rechercher les causes et responsabilités.
Suivre les différents encours, établir un échéancier de facturation.
Saisir les règlements clients et les encaissements.
Maintenir un bon relationnel avec les clients.

Suivi comptable et reporting

Calculer les provisions de clôture mensuelle (FAE : Factures à Établir).
Transmettre au service comptable les informations liées aux encaissements, nécessaires au lettrage.
Exploiter la balance âgée (document comptable regroupant les clients par dates d’échéance des paiements).
Suivre et mettre à jour la base de données clients (adresses, historique des contacts, créances), classer et archiver tous les documents contractuels et administratifs rattachés.
Participer à l’amélioration continue du processus pour réduire les délais de paiement et sécuriser les opérations (PAF : Piste d’Audit Fiable).
Gérer les honoraires des intervenants, refacturer aux clients leurs frais professionnels, et gérer les feuilles de temps (transfert de temps, correction des erreurs d’imputation).

Profil :