Assistante de Direction

APTITUDES  
SPÉCIFIQUES
 :
Organisation  dans le travail, réactivité, rigueur.
Sens de communication.
Rigueur dans  la qualité du travail.
Capacité d’adaptation aux changements.
Discrétion.
Confidentialité.
Dynamise et disponibilité.
Travail en équipe.
Qualités rédactionnelles.
Motivation.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
Relation avec les  organismes externes et différentes structures internes
OBJECTIFS ET MISSIONS ESSENTIELS DU POSTE :
Organisation selon les règles de l’art de la fonction du secrétariat
 Veiller au respect des délais et procédures (connaitre les règles administratives).
Contribue à la réalisation des tâches et missions de pilotage afin d’optimiser l’organisation de ses activités.
 Interface relationnelle en amant et en aval, entre le cabinet et les différents interlocuteurs internes et externes.
RESPONSABILITÉ
 ET TACHES DU POSTE :
Maîtriser parfaitement l’outil informatique, logiciel courrier, Word, Excel, power point, internet (Outlook….).
Réceptionner et suivre les courriers, notes, mails et fax (externes et internes), enregistrement quotidien des correspondances entrantes et sortantes, suivi du courrier, relancer, respecter les délais.
 Suivre les requêtes.
Mettre en forme divers documents (courrier, notes, mails …..)
Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées.
Contrôler les courriers des directions avant présentation à la signature du directeur général ou du directeur central.
Respecter la charte qualité.
Classement et archivage.
Travail avec les partenaires extérieurs, élus, directions d’unités  et centraux.
Organiser les réunions de travail
Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous selon agenda
Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités.
Rédaction de notes, éléments langage pour réunions, convocations.
Gérer les appels téléphonique : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur.
Suivre les agendas et dossiers pour le directeur  général et directeur central.
Gérer les retours d’information concernant les dossiers.
Suivre les courriers sélectionnes annotes par le directeur général ou le directeur central.
Élaborer divers éléments à intégrer aux dossiers.
 Se conforme  aux   règles  de discipline
Applique correctement les consignes de santé & sécurité au travail.
Contribue à la préservation de l’environnement en milieu de travail