Secrétaire de Projet

Appel à Candidature au Poste de Secrétaire de Projet   
Supérieur hiérarchique :
 Chef de Projets AEC 
Classification
 :  
Maitrise
REMUNERATION :  SELON LA GRILLE DES SALAIRES  AEC
Exigences d’accès au poste
Formation de base:
TS en Secrétariat, Commerce, Gestion, GRH, Marketing  
Formation Complémentaire:
Droit administratif (Souhaitable)
Expérience professionnelle:
3 ans minimum  dans la filière 
Compétences techniques:
·         Anglais technique
·         Outils bureautiques
·         Gestion administrative
·         Normes rédactionnelles
·         Méthode de classement et d'archivage
·         Modalités d'accueil
·         Techniques de prise de notes
·         Techniques de numérisation
·         Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Compétences humaines:
·         Organisation, rigueur et méthode
·         Analyse synthèse et conceptualisation
·         Planification, contrôle et suivi
·         Relations humaines
·         Disponibilité
·         Rigueur et éthique professionnelle
·         Ecoute et collaboration
·         Aspect de  confidentialité
Finalité de l’emploi:
Est chargé(e) d’assurer, dans les règles de l’art, les activités de secrétariat de la structure organisationnelle à laquelle elle est affectée.
Missions / Responsabilités / Tâches:
·         Procéder à l’accueil physique et téléphonique ;
·         Filtrer et répondre aux appels téléphoniques importants en l'absence de son supérieur (ex: prises de RV);
·         Suivre et effectuer scrupuleusement les règles de réception et d'émission du courrier ;
·         Assurer l'ouverture du courrier, son tri, sa diffusion, son classement et son archivage ;
·         Effectuer la frappe et la mise en forme des documents relevant de ses prérogatives (courriers, notes, rapports, PV,…)
·         Traiter les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel ;
·         Préparer certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires de son supérieur ;
·         Veiller à la tenue et au classement des dossiers et de la documentation de son supérieur ;
·         Organiser les réunions et les déplacements de son supérieur ;
·         Coordonne la transmission de l'information ;
·         Accueille les visiteurs de son supérieur ;
·         Gérer, de façon rationnelle et optimale, les approvisionnements des fournitures de bureau et tous les éléments pour lesquels elle a reçu délégation ;
·         Prendre en charge, sur la demande de son supérieur, des missions particulières ;
·         Rendre compte à son supérieur, de toutes les anomalies constatées dans le cadre des prestations réalisées ;
Autres Eventuels Travaux:
·         Participer dans des Task focrce, Comités et /ou Commissions suite à des désignations ;
·         Effectuer des missions commandées par la hiérarchie ;
·         Réaliser des taches et/ou travaux demandées par la hiérarchie qui rentre dans le bon fonctionnement de la Structure de rattachement.