Un Responsable /Directeur de l’Administration Générale /Unité siège

Appel à candidatures
Importante entreprise recrute :
Un Responsable /Directeur de
l’Administration
Générale /Unité siège
Missions Principales :
Rattaché à la Direction Générale du Groupe, le Responsable/Directeur de l’Administration Générale du Siège a pour mission d’assurer une gestion efficace des Activités relatives à la gestion Administrative de l’unité siège de la Direction Générale du Groupe ( organisation administrative, mise à disposition et rentabilité de la ressource humaine, matériels et logistique), et assurer un bon fonctionnement des processus matériels et de soutien, ainsi que toutes autres tâches que lui confiera sa hiérarchie et ce, conformément aux procédures établies et dans le strict respect des normes et de l’application de la réglementation en vigueur au sein de l’entreprise.
Activités Principales :
Activités relatives à la gestion administrative
:
·   Planifier, coordonner et superviser les activités opérationnelles de la structure,
·   Assurer la gestion Administrative du personnel de la Direction Générale,
·  Veiller à la préservation des dossiers du personnel et à leur confidentialité.
·   Assurer le suivi de la partie comptable des services de l’administration (gestion de la paie, gestion des achats),
·   Assurer le suivi des contrats de travail, de formation, de fidélité, les certificats et attestations de travail,
·   Rédiger et établir diverses décisions, notes, correspondances,
·   Veiller à l’application des règles et procédures disciplinaires, (suivi des entrées et sorties de personnel et valider la gestion du temps de travail (pointage),
·   Veiller à l’application du Règlement Intérieur,
·   Veiller à la tenue à jour des journaux, registres et des livres légaux (registre du personnel, registre de la paie, registre des congés payés, registre d’hygiène et sécurité et de la médecine de travail, registre de mise en demeure, registre des équipements),
·   Administrer les recrutements, les mutations, les départs et toutes les décisions prises par l’employeur,
·   Administrer le volet formation,
·   Veiller au dépôt dans les délais des déclarations parafiscales: CNAS, DFP),
·   Assurer la relation continue avec les organismes sociaux, médecine du travail, inspection du travail, CNAS, CNR),
·   Assurer le suivi des apprentis et des stagiaires,
·   Veiller au reporting régulier de ses activités,
·   Etablir le planning des congés annuel et veiller à sa tenue à jour,
·   Contrôler et valider les droits aux congés (annuel, reliquats, récupération, maternité, maladie, congé spécial…)
·   Veiller à l’établissement de la rémunération mensuelle du personnel du siège du Groupe,
·   Etablir les ordres de mission du personnel et assurer le suivi des déplacements des missionnaires,
·   Contrôler et valider les frais de déplacements et les frais de mission,
·   Assurer le remboursement des frais de mission,
a
ctivités relatives à la gestion des moyens généraux
:
·  Anticiper à l’élaboration des procédures et règlements régissant l’activité Moyens généraux,
·  Assurer la disponibilité des moyens matériels et de travail aux structures,
·  Superviser la gestion des moyens généraux,
·  Négocier les contrats de prestataires de services,
·  Réaliser les Achats de billets, la réservations (hôtels), restauration,
·  Organiser les déplacements professionnels à l’extérieur de l’entreprise,
·  Assurer et veiller à l’organisation et à la préparation logistique des cérémonies, rencontres, séminaires, journées d’études,
·  Constituer le fichier fournisseurs et le tenir à jour,
·  Assurer une relation continue avec les fournisseurs et procéder aux évaluations périodiques de leurs prestations,
·  Exécuter le budget des approvisionnements en matière de fournitures de bureau et d'entretien, ainsi que la gestion de la caisse régie de l’entreprise,
·  Assurer la réception des acquisitions destinées aux besoins de service,
·  Assurer la gestion des stocks des fournitures de bureaux et informatiques en veillant à la disponibilité du stock de sécurité nécessaire au fonctionnement des structures de la société,
·  Tenir à jour (informatiser) le journal de stock de toutes les fournitures,
·  Mettre à la disposition des structures les fournitures de bureaux et divers articles contre décharges,
·  Veiller à la réalisation des travaux d’entretien nécessaires, selon le besoin,
·  Veiller à l’organisation et la gestion efficace du parc véhicule à travers la mise en place d’une feuille de route et d’un tableau de suivi : déplacement à l’extérieur, achats, consommation carburant, réparation- entretien,),
·  Assurer la gestion et le suivi des consommations du carburant,
·  Veiller au suivi du paiement des différentes factures (électricité, gaz, eau, Téléphone, internet, assurances véhicules) après contrôle,
·  Assurer le suivi du contrôle technique des véhicules,
·  Veiller au suivi et à la gestion efficace des opérations d’inventaires,
· Procéder à des contrôles réguliers des bureaux pour contrôler toute dégradation éventuelle,
· Veiller à la
Préservation du matériel et des locaux de l’entreprise,
· Etablir des constats sur les forces et faiblesses de l’activité et propose des solutions d’amélioration et d’optimisation des différents process,
· Produire les outils de suivi et de reporting liés à son domaine d’activité,
· Garantir le respect des règles en termes d’hygiène et de sécurité des biens et des personnes sur le site de l’entreprise ;
· Assurer la gestion et la maintenance du parc automobile;
· Assurer la gestion des archives ;
· Mener les opérations d’inventaires trimestrielles et analyser les écarts ;
· Mener les opérations de réforme du mobilier, des véhicules… ;
· Assurer la gestion des locations à usage de bureau et/ou d’habitation,
·Établir les reportings périodiques de l’activité (mensuels, trimestriels, annuels).
Conditions d’accès :
·   Diplôme universitaire Bac + 4 ans : licence ou équivalent.
·   Expérience professionnelle de 10 ans dans le domaine
·   Bonne connaissance de la langue française, langue arabe,
·   Connaissance de l’anglais. Souhaité,
·   Bonne présentation,
·   Possède un permis de conduire.
Connaissances :
·   Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’organisation d’une entreprise,
·   Connaissances en gestion financière et comptabilité,
·   Connaissance de la réglementation régissant les marchés publics,
·   Connaissance des outils bureautique,
·   Connaissance des méthodes et règlementation de la gestion des achats,
·   Connaissance des méthodes et règlementation de la gestion des stocks,
·   Connaissance de la législation de travail et de la sécurité sociale.
Compétences Principales:
·  Respect des procédures de travail en vigueur,
·  Rigueur, organisation, ordre et méthode,
·  Sens de la confidentialité et de la discrétion,
·  Sens des responsabilités,
·   Capacité à argumenter, à dialoguer et à négocier,
·  Grande disponibilité, réactivité,
·  Capacité à résister au stress,
·  Capacités à gérer les priorités,
·  Esprit d’analyse et de synthèse,
·  Capacités rédactionnelles,
·  Dynamique, esprit de collaboration, Initiative,
·  Bonne aptitude relationnelles et de communication,
·  Capacités d’écoute,
·  Bon sens de l’autonomie, de l’initiative,
·  Force de proposition,
·  Capacités à rendre compte.
Environnement :
Travail de bureau, horaires de travail de type administratif,
Avec une très forte disponibilité en dehors de ces horaires.
Niveau de poste :
confirmé expérimenté
Type contrat
: CDI
Rémunération, selon les compétences/ Grille des salaires,
NB : Il ne sera répondu qu’aux candidatures jugées recevables