Assistante de la Direction Générale

Missions et  Responsabilités :
Assister le Directeur Général lors des réunions ;
Organiser ses rendez-vous, filtrer les appels téléphoniques et faire assurer le travail classique du secrétariat (saisie, photocopie, enregistrement, diffusion du courrier) ;
Etablir la relation et le feed-back entre le DG à l’intérieur de l’entreprise et en externe avec les autres partenaires ;
Réceptionner les documents (fax-courrier arrivée et départ, dossier de recrutement note et circulaire) ;
Dispatcher des documents de la direction générale ;
Classer les documents de la direction générale et Archiver le passif ;
Taches Principales
Assurer la gestion des appels téléphoniques (réception et filtrage) sur instruction de sa hiérarchie ainsi que la réception, l’enregistrement, le classement et la diffusion du courrier arrivée.
Tenir l’agenda du DG, assurer l’accueil des visiteurs /rendez-vous, les renseigner, les orienter et informer son DG.
Tenir le planning des rendez-vous du DG, préparer ses déplacements, et organiser les différentes réunions qui sont présidées par le DG ou son intérimaire.
Organiser le classement et l’archivage des dossiers qui revêtent un caractère important, afin de faciliter leur consultation par les utilisateurs demandeurs, et les conserver sous support papier ou support magnétique.
Etablir les réquisitions de tous les services de la direction
Filtrer les appels reçus
Assister le directeur en matière de documentation
Assister les demandeurs dans leurs recherches thématiques (tout type de dossier, des plans, contrats, conventions, cahiers des charges et de toute autre relation contractuelle ayant été conclue avec des partenaires (clients ou fournisseurs), et signer par le Directeur Général.
Assurer et/ou participer, le cas échéant, à la traduction des documents sollicités par les autres structures de l’entreprise de manière professionnelle et dans de meilleures conditions de qualité.
Saisir tout document selon les instructions données, les soumettre au contrôle et à la signature, les reproduire et se charger de leur diffusion interne ou externe.
Préparer tout dossier et mettre en œuvre toute procédure relative à l’application des lois et règlements, faire circuler l’information entre la Direction Générale et les différentes structures,
Peut être chargé de toutes autres tâches ou missions en liaison avec ses activités ou son domaine de compétence ;
Cette liste de tâches n’est pas exhaustive, elle est susceptible d’évoluer en liaison avec les caractéristiques de fonctionnement et de développement de l’Entreprise en général.
Qualités Requises  au Plan Professionnel :
Formation universitaire BAC+4 licence en gestion et une formation en secrétariat de direction,
Avoir au minimum 05 ans d’expérience professionnelle au poste ou un poste similaire.
Maitrise parfaite de la langue française, anglaise et arabe (parlait et écrit)
Maitrise parfaite des incoterms
Maitrise parfaite de l’outil informatique l’office 365
Savoir bien rédiger et bien hiérarchiser les priorités de travail,
Bonne maitrise de l’outil informatique.
Qualités Requises  au Plan Personnel :
Bonne présentation, un langage facile avec une capacité à restituer aux responsables
La synthèse et l’intérêt des appels reçus.
Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées.
Grande capacité de coordination et de prise de décision.
Grandes capacités à travailler en équipe, de communication et de dialogue.
Capacité au changement et à la gestion de la pression
Rigueur et assiduité
Aisance relationnelle