Assistant (e) chargé freight forwarding

Missions et  Responsabilités :
Assister le responsable freight forwarding ;
Etablir la relation et le feed-back entre la structure freight forwarding à l’intérieur de l’entreprise et en externe avec les clients ;
Assurer le traitement commercial et administratif (suivi des commandes et des ventes, éléments de facturation et de livraison …) ;
Réceptionner les documents clients (fax-courrier arrivée et départ, dossier des clients) ;
Préparer et vérifier les dossiers des clients ;
Classer les documents de la structure freight forwarding et Archiver le passif ;
Communiquer aux clients des informations sur les prestations ;
Mettre à jour les dossiers clients et bases de données.
Taches Principales
Assurer la gestion des appels téléphoniques de la structure freight forwarding ;
Tenir le planning des rendez-vous des clients et préparer les documents nécessaires ;
Organiser le classement et l’archivage des dossiers clients, afin de faciliter leur consultation par les utilisateurs, et les conserver sous support papier ou support magnétique.
Assister les demandeurs de la structure freight forwarding dans leurs constituions et recherches de documents clients ;
Renseigner les clients à propos des prix, délais, nouveaux produits…
Enregistrer les commandes clients ;
S'assurer de la réalisation des prestations dans les délais
Saisir et éditer les éléments nécessaires à la commande et à la facturation
Rédiger des correspondances commerciales ;
Relancer des prospects et des clients ;
Régler les problèmes ou petits litiges liés aux commandes ou aux livraisons
Gérer les dossiers commerciaux
Actualiser les échéanciers et les tableaux de bord : statistiques produits, clients, vendeurs, …
Peut être chargé de toutes autres tâches ou missions en liaison avec ses activités ou son domaine de compétence ;
Qualités Requises au  Plan Professionnel
Formation universitaire BAC+4 licence en gestion commerciale et une formation en secrétariat,
Avoir au minimum 01 an d’expérience professionnelle au poste ou un poste similaire.
Maitrise parfaite de la langue anglaise (parlait et écrit)
Maitrise parfaite de l’outil informatique notamment l’office 365
Savoir bien rédiger et bien hiérarchiser les priorités de travail,
Connaissance en management commercial en particulier en freight forwarding.
Qualités Requises au Plan Personnel
Bonne présentation, un langage facile avec une capacité à restituer aux responsables
La synthèse et l’intérêt des appels reçus.
Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées.
Grande capacité de coordination et de prise de décision.
Grandes capacités à travailler en équipe, de communication et de dialogue.
Capacité au changement et à la gestion de la pression
Rigueur et assiduité
Aisance relationnelle