Chargé documentation

Missions du poste
Gérer les documents des expéditions Export:
Prévoir et anticiper dès réception des notices d’expédition, l’ouverture et montage des dossiers/documents export.
Saisir, mettre en forme et diffuser les drats documents divers requis: certificats, shipping instruction.
Enregistrer et prendre conscience de toute suggestion relative aux modifications des Drafts documents
Contrôler la conformité des éléments reportés sur Drafts documents et matrices, notamment: poids, quantité, désignation commerciale, date de production, N° de lot, données clients et signaler toute anomalie.
S’assurer de la confirmation des Drafts documents avant établissement des originaux.
Constituer les documents d’expédition selon les instructions confirmés et approbation des chargés client export/client, et les contraintes liées au divers organisme, chambre de commerce, organismes portuaire, consignataires.
Veiller au dépôt et Collecte des documents originaux auprès des différents organismes externe (entreprise portuaire, compagnie maritime, bureau des expertises maritimes).
Transmettre dès réception, par missionnaire ou courriel électronique les documents finaux aux commodités et les assister en cas de changement impondérables.
Réalisation de divers travaux de bureautique:
Conserver, classer et archiver la documentation.
Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur.
Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe.
Organiser et alimenter les bases de données.
Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues.
S’assurer du respect et de l’application des différents règlements et procédures en lien avec son secteur d’activités avec la loi en vigueur.
Veiller au respect des consignes et règles de sécurité (protection individuelle et collective)
Respecter de la conduite à tenir en cas d’urgence
Profil recherché
Bac+3 en commerce international ou gestion.
Expérience d'au moins 02 ans dans le domaine cible
Compétences et qualités
Fortes capacités d’adaptation (travail en équipe/autonomie), disponible, énergique, organisé, savoir identifier et gérer les priorités
Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, fin communicateur avec une nécessité de discrétion.
Bonnes connaissances des logiciels bureautiques de base et d’Internet (courrier électronique, consultation de sites Web).
Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique.
Planifier son activité.
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.