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Office Manager

  • الفئات:
  • االقطاعات:
  • نوع الوظية:
  • المستوى الدراسي:
  • سنوات الخبرة: 3 à 4 ans
  • وضع في: 19-05-2025 à 00:00:00
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الوصف
Missions :

Mission principale :

  • Garantir le bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel de l’agence. L’Office Manager est le pivot de la coordination interne et le garant du cadre de travail des équipes. Il/elle veille à créer un environnement fluide, opérationnel et agréable pour que les talents puissent se concentrer sur la création et la performance.

Responsabilités clés :

  • Gestion administrative
    • Superviser l’ensemble des tâches administratives courantes (dossiers RH, contrats, assurances, documentation légale).
    • Gérer les relations avec les prestataires externes (comptable, avocat, fournisseurs, etc.).
    • Tenue des registres administratifs de l’entreprise (registre du personnel, contrats, conformité...).
    • Assurer le respect des obligations réglementaires (CNAS, impôts, sécurité, etc.).
  • Support RH et onboarding
    • Accompagner l’intégration des nouveaux collaborateurs (accueil, matériel, accès outils, présentation interne...).
    • Appuyer les managers dans la gestion quotidienne des équipes (congés, absences, suivi des plannings).
    • Préparer les éléments administratifs pour les fiches de paie.
    • Suivre les demandes RH : attestations, congés, formations, etc.
  • Gestion des locaux et de la logistique
    • Assurer l’intendance quotidienne des bureaux : fournitures, équipements, entretien.
    • Gérer les prestataires liés aux locaux (ménage, sécurité, maintenance, internet, etc.).
    • Garantir un environnement de travail conforme, sécurisé, agréable et fonctionnel.
  • Support direction et coordination
    • Appui au Directeur Général pour les tâches organisationnelles et les priorités du bureau.
    • Organisation des réunions internes et comités de direction : ordre du jour, logistique, compte-rendus.
    • Soutien dans la planification des temps forts de l’agence (événements, déplacements, séminaires).
  • Culture d’agence et vie interne
    • Participer à l’animation de la vie interne : anniversaires, moments de convivialité, communication interne.
    • Être le point de contact du bien-être au travail.
    • Veiller au respect du cadre de travail (discipline, respect des règles, présence, ponctualité).
Profil :

Compétences requises :

  • Excellente organisation et rigueur administrative
  • Sens de la confidentialité, de la diplomatie et de la discrétion
  • Aisance relationnelle, sens du service, capacité à fédérer
  • Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus
  • Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace, Excel, outils collaboratifs)
  • Bonne culture d’agence et compréhension du monde de la communication
Profil recherché :

  • Formation en gestion, administration, RH ou équivalent
  • Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire, idéalement en agence ou environnement créatif
  • Excellente expression orale et écrite en français
  • Connaissance du droit du travail et des processus administratifs en Algérie
Autres :

Bonus :

  • Notions en gestion comptable ou paie
  • Sensibilité au design, à la culture d’entreprise et à l’image de marque
  • Proactivité pour améliorer les process internes
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