Secrétaire Assistante

FINALITÉ DE L’EMPLOI
Est chargée d'assurer, dans les règles de l’art, le secrétariat d'une ou plusieurs directions.
MISSIONS / RESPONSABILITES / TACHES
• Procède à l’accueil physique et téléphonique ;
• Filtre et répond aux appels téléphoniques importants en l'absence de son supérieur (ex: prises de RV);
• Définit, met en place et contrôle les procédures de réception et d'émission du courrier ;
• Assure l'ouverture du courrier, son tri, sa diffusion, son classement et son archivage ;
• Effectue la frappe et la mise en forme des documents relevant de ses prérogatives (courriers, notes, rapports, PV,…)
• Traite les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel;
• Prépare certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires de son supérieur;
• Veille à la tenue et au classement des dossiers et de la documentation de son supérieur;
• Organise les réunions et les déplacements de son supérieur;
• Assure les liaisons entre les services;
• Reçoit délégation pour des travaux particuliers;
• Coordonne la transmission de l'information ;
• Accueille les visiteurs de son supérieur;
• Gère, de façon rationnelle et optimale, les approvisionnements des fournitures de bureau et tous les éléments pour lesquels elle a reçu délégation ;
• Prend en charge, sur la demande de son supérieur, des missions particulières;
• Rend compte à son supérieur, de toutes les anomalies constatées dans le cadre des prestations réalisées.