OFFICE MANAGER

BLIDA

Catégories: Services administratifs
Secteur d'activité: Industries
Niveau d'études: BAC+4
Années d'experience: plus de 8 ans
Wilaya: BLIDA
Publiée le: 13-08-2024 à 17:16:30

Description

L’Office Manager assure de manière permanente toutes les activités se rapportant au fonctionnement de
la Direction Générale.
Le profil demandé
licence en Gestion administrative;
Minimum 10 ans d'expériences dans un poste similaire;
Excellente maîtrise de l'anglais, de l'arabe et du français;
Connaissances théoriques et pratiques des
techniques de secrétariat et de bureautique ;
Maitrise de l’outil informatique;
Esprit d’analyse et de synthèse;
Sens des relations humaines;
Discrétion, respect de la confidentialité;
Capacités rédactionnelles;
Capacité d'organisation et de gestion du temps;
Missions:
Maitriser correctement les aspects et taches relatives au secrétariat et à la bureautique;
Prendre en charge toute tâche qui lui est expressément confiée par la Direction Générale;
Planifier les réunions et la prise de rendez-vous, organiser l’agenda du Directeur Général en tenant compte des impératifs professionnels ou personnels de ce dernier;
Assurer une fonction d’intermédiaire entre le Directeur Général et ses collaborateurs;
Veiller par un suivi permanent à la participation, par les différentes structures, de tous les dossiers et rapports à transmettre à la Direction Générale dans les délais impartis;
Communiquer, par téléphone ou courrier électronique, les informations à diffuser à toutes les structures et sociétés du Groupe et ses filiales ;
Etablir, en amont et en aval de sa fonction, une coordination permanente entre le Directeur Générai et ses collaborateurs;
Assurer la préparation et le contrôle des dossiers nécessaires à l’activité de la Direction;
Organiser les dossiers de la Direction et effectuer les travaux de classement et d’archivage;
Assurer la gestion des courriers, mails, et appels téléphoniques;
Assister le Directeur Général dans l’organisation de ses tâches quotidiennes;
Rédiger, traiter le courrier et les comptes rendus, rapports à transmettre aux collaborateurs internes et organismes externes;
Assurer, en outre, toute activité susceptible de dégager le Directeur Général des tâches routinières liées à sa fonction ;
Préparer en appui au président du conseil d’administration du Groupe et ses filiales, les tâches administratives nécessaires à la tenue des réunions du CA ;
Procéder à la convocation des administrateurs en mentionnant la date, l’heure, et le lieu de la réunion, et l’ordre du jour arrêté ;
Préparer et veiller à ce que tous les documents soient disponibles ;
S’assurer à que chaque membre ait reçu l’ordre du jour et les documents ;
Mettre à disposition du conseil, la logistique et le matériel nécessaires à sa bonne tenue ;

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