réceptionniste /assistante
ALGER
- Catégories: Autres emplois
- Wilaya: ALGER
- Publiée le: 01-02-2024 à 10:47:50
- Nombre de vues: 5000
Missions :
L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale des Services.
Elle reçoit, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Activités :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Assurer les prises de rendez-vous.
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques.
- Suivre la circulation des parapheurs.
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser.
- Traiter et diffuser des informations internes et externes.
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative.
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative.
- Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle.
- Exécuter toute autres tâches demandée par le staff de la direction.
Connaissances :
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Maîtrise le MS OFFICE ( WORD, Excel, POWERPOINT), et des outils de messagerie.
- Prendre en charge des aspects logistiques liées au aux activités de secretariat de la DGS (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur ...).
Compétences opérationnelles :
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale.
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail.
- Sens des priorités.
- Sens de l'organisation.
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique.
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence.
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs.
Savoir être :
- Discrétion et confidentialité
- Très bon sens relationnel
- Calme
- Autonome
- Accueillante
- Capacité d’anticipation
- Force de proposition
- Sens de l'écoute
- Sens du service public
Recrutement :
Wilaya : ALGER
Ce poste est à pourvoir immédiatement.
Un minimum d’expérience est exigée.
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative.
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