Assistant(e) de Direction

Missions du poste :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous et la gestion du calendrier du Directeur Général
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Suivre la circulation des parapheurs
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports …), les reproduire et les diffuser
Sélectionner, traiter et diffuser des informations internes et externes
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Prendre en charge des aspects logistiques de la  Direction Générale (gestion des fournitures bureautiques, photocopieur …)
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
Classer, pré-archiver les documents en lien avec la Direction Générale
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle d'évènements spécifiques externes
Suivre certains dossiers (Appels d’offres, contrats, conventions…) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser.
Profil recherché :
Connaissances Techniques
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
Compétences opérationnelles : 
Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
Sens des priorités
Sens de l'organisation
Capacité à prendre des initiatives
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
Trilingue (arabe, français, anglais)
Qualités professionnelles :
Discrétion
Très bon sens relationnel
Calme
Bonne Présentation
Autonome
Accueillant(e)
Capacité d’anticipation
Force de proposition
Sens de l'écoute