توظيف Assistante de Direction

BATNA

  • الفئات: الخدمات الإدارية
  • المنطقة: باتنة
  • وضع في: 13-05-2024 à 16:38:56
الوصف
Mission :
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
  • Assurer les prises de rendez-vous et la gestion du calendrier de la direction.
  • Traiter le flux de courriers entrants et sortants.
  • Suivre la circulation des parapheurs.
  • Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ), les reproduire et les diffuser.
  • Sélectionner, traiter et diffuser des informations internes et externes.
  • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
  • Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
  • Prendre en charge des aspects logistiques de la Direction Générale.
  • Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative.
  • Classer, pré-archiver les documents en lien avec la Direction Générale.
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative.
  • Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle d'évènements spécifiques externes.
  • Suivre certains dossiers (Appels d’offres, contrats, conventions) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
  • Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions.
  • Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations.
  • Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes -rendus de réunions et les diffuser.


Profil :
Connaissances Techniques :
  • Maîtrise des techniques de communication orale et écrite (En Français et en Anglais).
  • Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
Compétences opérationnelles :
  • Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
  • Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
  • Sens des priorités
  • Sens de l'organisation
  • Capacité à prendre des initiatives
  • Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
  • Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
  • Trilingue (arabe, français, anglais).
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