Assistante du Directeur Général

Description

Mission :

Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, téléphone, internet, intranet.).
Assurer le traitement du courrier (réponse, transmission..).
Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du Directeur général.
Classer archiver les dossiers et la documentation.
Organiser, gérer l’agenda de directeur et les réunions et mettre en forme leurs comptes rendus.
Assurer l’accueil physique et téléphonique.
Etre en contact avec les principaux interlocuteurs (clients, fournisseurs..).
Préparer les ordres de jour du comité de direction.

En charge du dossier commerce extérieur, en matière de :

Préparation de commandes aux fournisseurs
Réception de factures proforma et Introduction des demandes de pré-domiciliations électroniques en ligne (sites bancaires.
Préparation des demandes d’importation en franchise des droits de douanes.
Réception et validation des documents de l’expédition : facture commerciale, Connaissement, liste de colisage, certificats d’origine.
Suivi de l’arrivée des marchandises auprès des compagnies maritimes/aériennes et réclamer les avis d’arrivée.
Suivi de la réception des documents de la Remise documentaire (réclamer le N d’envoi du pli bancaire de banque fournisseur à notre banque).
Préparation des demandes de domiciliation bancaires et les déposer au niveau des banques pour retrait des documents originaux et facture domiciliée.
Préparation et transmission des dossiers par courrier au transitaire pour dédouanement.
Suivi du dédouanement des dossiers jusqu’à la livraison et veiller à réduire les délais de dédouanement ainsi que les coûts y afférents.
Réception des demandes de paiement de Droits et taxes douanières et réclamer les chèques au département comptabilité.
Transmission des chèques de Droits et taxes par courrier.
Suivi des livraisons et Notification des prévisions de livraisons au magasin.
Réception et validation des factures transitaires et suivi paiement.
Suivi paiement fournisseurs et dépôt des ordres de virement aux niveaux des banques.

Profil :

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