OFFICE MANAGER

Pilier au sein de la direction général, l’Office manager est responsable de la facilitation de toutes les activités du directeur général et la bonne marche de l’entreprise. Il est le relais avec les acteurs tiers externes et internes pour la réalisation des missions qui lui sont directement ou indirectement rattaché. Ses capacités à gérer des missions stratégiques, opérationnelles et relationnelles lui confère un niveau de responsabilité et de maîtrise des risques. Ses qualités humaines et ses valeurs de confidentialité et de rigueur l’engagent.;

Mission :
Commerciale:

•  Elaborer les devis et le reporting du pipe commerciale.
•  Saisir et gérer les commandes et gérer les contrats et élaborer le reporting des encours.
•  Elaborer les factures et le reporting des paiements.
•  Gérer la base de données et les dossiers clients.
•  Gérer le recouvrement.

Gestion et comptabilité:

•  Préparer les dossiers comptable.
•  Saisir les états et les données dans le système d’information.
•  Suivre les échéances sociales, fiscales et règlementaires.
•  Gérer le dépôts des documents sociaux, fiscaux et règlementaires.
•  Suivre l’état des absences et des congés et le préparation de la paye.
•  Gérer la relation et les états bancaires.
•  Gérer les caisses et les états de caisse.
•  Mettre à jour le système d’information et les états périodiques.

Logistique et économat:

•  Gérer les flux documentaires et livrables avec les tiers.
•  Gérer les chauffeurs et transporteurs.
•  Gérer les fournisseurs, les commandes, les factures, les paiements et leurs reporting.
•  Gérer les achats et les moyens généraux.

Soutien au Directeur Général:

•  Planifier les réunions et les comités.
•  Faire les minutes et les comptes rendus.
•  Classer les dossiers, les fichiers et gérer l’archivage.
•  Gérer les déplacements et leurs commodités.
•  Prendre les rendez-vous.
•  Rédiger les courriers et gérer le courrier entrant.
•  Faire les recherches et faire la veille.
•  Faire une synthèse de l’actualité.
•  Gérer le calendrier des salons, foires, évènements nationaux et internationaux.

Profil :

• Diplôme universitaire en administration, Licence en droit, gestion comptable ou langues.
• Bonne capacité rédactionnelle.
• Sens de la communication et du relationnel.
• Langue : précisez Français, Arabe, Anglais.
• Bureautique : précisez Excel, Word, Powerpoint, Suite Google.
• Informatique : précisez ERP.
• Niveau d'études Bac +2.
• Expérience souhaitée 1 à 4 ans dans le même poste.
• Permis de conduire Oui.
• Résidante aux environs de KOUBA.
• Flexible au niveau des horaires.