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Assistante de Direction

BATNA

Catégories: Services administratifs
Wilaya: BATNA
Publiée le: 13-05-2024 à 16:38:56

Description

Mission :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
Assurer les prises de rendez-vous et la gestion du calendrier de la direction.
Traiter le flux de courriers entrants et sortants.
Suivre la circulation des parapheurs.
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ), les reproduire et les diffuser.
Sélectionner, traiter et diffuser des informations internes et externes.
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
Prendre en charge des aspects logistiques de la Direction Générale.
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative.
Classer, pré-archiver les documents en lien avec la Direction Générale.
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative.
Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle d'évènements spécifiques externes.
Suivre certains dossiers (Appels d’offres, contrats, conventions) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions.
Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations.
Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes -rendus de réunions et les diffuser.

Profil :
Connaissances Techniques :

Maîtrise des techniques de communication orale et écrite (En Français et en Anglais).
Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Compétences opérationnelles :

Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
Sens des priorités
Sens de l'organisation
Capacité à prendre des initiatives
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
Trilingue (arabe, français, anglais).

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