Assistant(e) de Direction Générale Anglophone
ALGER
- Catégories: Commercial / Vente
- Wilaya: ALGER
- Publiée le: 03-12-2023 à 11:12:20
L’assistant de direction collabore étroitement avec le directeur général et/ou le président directeur général. Il seconde le dirigeant au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du dirigeant.
Description des taches
Organisation et coordination des informations internes et externes.
Création des clients sur ODOO selon la procédure.
Assister le président directeur général et le directeur général.
Préparation des réunions et déplacements.
Gestion de la caisse régie de la direction générale.
Suivi et traitement des courriers.
- Gestion du planning des supérieurs hiérarchiques.
Archivage et classement des contrats (fournisseurs, location, sous-traitants,) et autres documents administratifs de la direction générale.
Assure la liaison administrative entre les différents départements et services.
Assure l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs interne et externe.
Suivre la circulation des parapheurs.
Effectue le traitement administratif de dossiers (prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement des dossiers, saisie de documents).
Gérer l’organisation des agendas.
Préparation des réunions de travail et déplacements des collaborateurs.
Rédaction des comptes rendu de réunion.
Encadrer les déplacements du directeur à l’étranger ou sur le territoire national et l’accompagner également lors des séminaires ou congrès.
Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser.
Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant.
Vérification des objectifs mensuels des commerciaux et les bonus.
Vérification des journées comptables.
Accuser la réception des factures sous-traitants et des courriers recommandés.
Veiller à la disponibilité des documents d’état civil du directeur général, président directeur général et les différents actionnaires.
Suivi des contrats de location.
Enregistrement des contrats fournisseurs et clients sur ODOO.
Suivi des décaissements et caisses régies.
Compétences requises :
Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint
Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Maitrise orale et écrite de la langue française
Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
Gestion des situations délicates
Formations et diplômes :
BAC +2
Formation supérieure en secrétariat
Maitrise de l'anglais
Nombre d’année d’expérience dans le domaine :
Minimum de 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
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