Une Assistante de Direction Générale (Assistante auprès du PDG Groupe)

Appel à candidatures
Importante entreprise recrute :
Une Assistante de Direction Générale
(Assistante auprès du PDG Groupe)
Missions Principales :
Rattachée au président Directeur Générale du Groupe l’assistante de Direction Générale a pour mission d’apporter assistance au PDG du Groupe dans la réalisation de ses missions et d’assumer des tâches et des activités opérationnelles de différents ordres : collecte et traitement de l’information, tenue à jour du classement et de l’archivage des documents,  rédaction de courriers -PV- compte -rendu-notes, organisation de réunions internes et  externes intergroupe, assurer la gestion de l’agenda du PDG Groupe et des e-mails, d’organiser et faciliter ses déplacements professionnels, d’assurer l’interface avec les différents interlocuteurs et de veiller à la bonne circulation de l’information et des documents entre la DG du Groupe et ses filiales et interlocuteurs , ainsi que toutes autres tâches que lui confiera sa hiérarchie et ce, conformément aux procédures établies et dans le strict respect des normes et de l’application de la réglementation en vigueur au sein de l’entreprise.
Activités Principales :
Réceptionner et trier le courrier et prendre connaissance des es- mails,
Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour) et Saisir des documents numériques,
Assurer le filtrage des communications et des interlocuteurs, en tenant compte des instructions données par sa hiérarchie,
Assurez l’interface téléphonique entre le Président Directeur Général du Groupe et ses divers interlocuteurs, en application des instructions données par la hiérarchie,
Traiter les contacts du responsable hiérarchique, assurer la gestion de son agenda, son planning, ainsi que l’organisation de ses rendez-vous et ses déplacements Professionnels,
Assurer la préparation de divers courriers, documents, dossiers de la Direction Générale dans le respect des obligations et des échéances arrêtées,
Traiter, exploiter et assurer le suivi des informations, des dossiers relatifs aux affaires spécifiques de la DG du groupe confiés par la hiérarchie.
Transmettre dans les délais, en interne et en externe les décisions, les courriers, les documents et informations pertinentes,
Planifier, organiser et assurer la préparation et le suivi de réunions et l’accueil, rencontres, internes, intergroupe et externes,
Organiser et coordonner les informations internes et externes, confidentielles, liés à son activité,
Prendre en charge et assurer la rédaction du courrier, des comptes- rendus, synthèses, PV et notes, ainsi que les autres documents officiels à caractère confidentiel, confiés par la hiérarchie,
Assurer l’interface avec la structure Moyens généraux pour le suivi des aspects liés à la logistique (déplacements professionnels, réservations de vols, hôtels et taxis, repas d’affaires, … jusqu’à la vérification des passeports et autres documents),
Veiller à la qualité dans la transmission de l’information auprès des interlocuteurs internes et externes.
Veiller à la tenue et à la mise à jour du classement du courrier et à l’archivage des documents de référence,
Veiller à la constitution du fonds documentaire de la Direction Générale du Groupe et à la mise en place des modes de classement et d’archivage accessibles,
Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire liée à son activité (se mettre à jour),
Manager un ou plusieurs collaborateurs.
Rendre compte à sa hiérarchie en temps réel, du niveau des réalisations et des difficultés rencontrées,
Proposer des solutions pouvant aider à résoudre les difficultés rencontrées,
Veiller au suivi et à la réalisation du reporting de son activité.
Conditions d’accès :
Diplôme universitaire Bac + 4 ans : licence ou diplômes assimilés
Expérience professionnelle minimum de 05 ans,
Bonne connaissance de la langue française, langue arabe,
Connaissance de l’anglais. 
Bonne présentation.
Connaissances :
Connaissance de l’organisation et le fonctionnement de l’organisation du travail en vigueur,
Connaissances de l’environnement et outils bureautique (traitement de texte…),
Connaissance des méthodes de rédaction des différentes correspondances; Techniques de prise de notes,
Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...
Connaissance des Méthode de classement et d'archivage
Connaissance des Techniques de numérisation,
Connaître les principales missions et le mode de fonctionnement d’un Groupe Industriel,
Connaissance du domaine d’intervention d’un Président Directeur Général d’un Groupe Industriel,
Savoir concevoir un tableau de bord
Savoir Construire un dossier professionnel
Compétences Principales:
Respect des procédures de travail en vigueur,
Rigueur, organisation, ordre et méthode,
Sens de la confidentialité et de la discrétion,
Sens de la vigilance,
 Sens des responsabilités,
Grande disponibilité, réactivité,
Capacité à résister au stress,
Capacités à gérer les priorités,
Esprit d’analyse et de synthèse,
Dynamique, esprit de collaboration, Initiative,
Bonne aptitude relationnelles et à la communication avec son environnement, courtoisie,
Capacités d’écoute,
Bon sens de l’autonomie,
Capacités d’adaptation,
Capacités à rendre compte
Esprit analytique et de synthèse,
Capacités rédactionnelles (rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites),
 Initiative et autonomie,
Environnement :
Travail de bureau, horaires de travail de type administratif,
Avec une très forte disponibilité en dehors de ces horaires.
Niveau de poste :
confirmé expérimenté
Type de contrat :
CDI
Rémunération, selon les compétences/ Grille des salaires,
NB : Il ne sera répondu que candidatures jugées recevables