Assistant Administratif

A propos de CCVF Services :
CCVF Services est un leader dans le secteur des solutions de climatisation et de ventilation innovantes avec un accent particulier sur les technologies durables et éco-responsables. Nous sommes dédiés à offrir des solutions de qualité supérieure qui répondent aux besoins spécifiques de nos clients tout en contribuant à la protection de l’environnement. Dans le cadre de notre expansion, nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique.
Mission principale :
Assurer la coordination des activités administratives et contribuer à maintenir un environnement de travail fluide en fournissant un support essentiel à l’ensemble de l’équipe. Son rôle consiste également à veiller à ce que les processus administratifs soient effectués de manière efficace et professionnelle.
Responsabilités :
Gestion des communications :
Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les courriels.
Rédiger et envoyer des correspondances professionnelles.
Accueillir les visiteurs et gérer leurs demandes.
Gestion documentaire :
Créer, mettre en forme, et éditer des documents tels que des rapports, des présentations et des tableaux.
Archiver physiquement et numériquement les documents pour garantir leur conservation et leur facile récupération.
Gérer la confidentialité et la sécurité des documents importants.
Support organisationnel :
Planifier et organiser des réunions, des rendez-vous et des événements d'entreprise.
Préparer les salles de réunion, y compris le matériel nécessaire (projecteurs, vidéoconférences, etc.).
Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer le suivi des actions.
Gestion des tâches administratives :
Effectuer la saisie de données et la maintenance des bases de données.
Préparer et suivre les factures, les bons de commande et les contrats.
Gérer les fournitures de bureau, incluant l'inventaire et la commande de nouveaux stocks.
Assistance en ressources humaines :
Assister dans les processus de recrutement (publication d'offre, tri des CV).
Suivre les dossiers des employés (absences, congés, formations).
Organiser les déplacements professionnels et les hébergements.
Support financier de base :
Aider à la préparation des budgets.
Réaliser des opérations bancaires simples et suivre les dépenses.
Assister dans la préparation des documents pour les audits.
Gestion des moyens généraux :
Coordonner la maintenance et l'entretien des locaux.
Gérer les espaces de travail et l'aménagement des bureaux.
Assurer le suivi des contrats de service (nettoyage, sécurité).
Utilisation des technologies de l'information :
Maîtriser les logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation).
Gérer les équipements informatiques et de communication.
Assister dans la mise à jour du site web et des réseaux sociaux de l'entreprise.
Compétences linguistiques :
Utiliser les compétences en langues française et arabe pour communiquer avec des interlocuteurs de différents secteurs
Traduire ou résumer des documents simples dans ces langues.
Planification et gestion du temps :
Prioriser les tâches et gérer les délais pour assurer l'efficacité opérationnelle.
Aider à la planification stratégique et au reporting.
Compétences métier maîtrisées :
Capacité à organiser et coordonner les tâches administratives quotidiennes de manière efficace
Aptitude à assister dans les processus de recrutement, à suivre les dossiers du personnel et à organiser les formations
Compétence pour aider à la gestion des budgets, des factures et des opérations bancaires simples
Capacité à superviser la maintenance des locaux, la gestion des fournitures et des équipements
Connaissance des bases légales du travail pour assurer la conformité des pratiques RH
Compétences transversales recherchées :
Capacité à organiser et gérer les informations et les documents de manière ordonnée et accessible
Aptitude à gérer efficacement les priorités et les délais pour accomplir les tâches dans les délais impartis
Compétence pour organiser les agendas, les réunions et les évènements de manière efficace
Capacité à collaborer avec les membres de l’équipe pour atteindre les objectifs communs
Maîtrise des logiciels de bureautique courants tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint
Capacité à communiquer efficacement en français et en arabe, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral
Profil recherché :
Formation en Gestion administrative, Management, GRH ou domaine connexe
Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire si pas de formation dans un domaine cité ci-dessus
Qualités intrinsèques recherchées :
Sens de la discrétion
Sens aigu de l'organisation et de la rigueur.
Souci du détail et précision dans le travail.
Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre actif d'une équipe.
Bonne gestion du stress et capacité à rester calme face aux urgences ou aux changements de dernière minute.
Motivation à apprendre et à se développer professionnellement.
Pourquoi nous rejoindre ?
Intégrer une entreprise innovante avec des valeurs fortes d’engagement environnemental
Evoluer dans une équipe dynamique et solidaire
Bénéficier d’un plan de carrière et des possibilités de formation continue
Profiter d’avantages compétitifs et d’un environnement de travail stimulant