Assistante de direction

ALGER

Catégories: Services clientèle & aux particuliers
Wilaya: ALGER
Publiée le: 21-04-2024 à 17:18:41

Description

Missions principales :
Effectuer les travaux classiques du secrétariat (gestion des appels, courriers, emails, archivage et classement, et gestion du fonds documentaire…)
Assurer le reporting périodique
Organiser l’agenda de la hiérarchie et prendre en charge l’accueil des personnes le sollicitant
Gérer la préparation et la tenue des réunions de la hiérarchie et rédiger les comptes rendus, le cas échéant.
Enregistrer et soumettre sous parapheur le courrier « arriver ».
Saisir, enregistrer et soumettre à signature (sous parapheur) le courrier « départ ».
Dispatcher aux structures internes et externes le courrier et documents leur revenant.
Assurer la liaison entre la hiérarchie et les différents services/départements
Rédiger les notes de services internes à partir d’instruction verbales ou écrites de la hiérarchie, les soumettre au contrôle et à la signature de la hiérarchie, et les diffuser
Assurer la traduction des correspondances et des documents (arabe- français- anglais)
Gérer les demandes d'approbation et de signature.
Assurer une communication efficace avec les parties prenantes externes.
Garantir la confidentialité des informations recueillies ou mises à disposition dans le cadre de la fonction
Soutien à la planification et à l'organisation des événements de l'entreprise ou des projets spéciaux, y compris la coordination des voyages et des réservations d'hôtel.
Aider à la gestion des ressources humaines, comme la coordination des processus de recrutement et la préparation des offres d'emploi.
Organisation des activités de promotion et des événements marketing, y compris la préparation de matériel publicitaire et la coordination de la participation aux salons.
Suivi des calendriers et des échéances des projets clés et fourniture des rapports nécessaires.
Gestion et organisation des données et des bases de données de l'entreprise, tout en garantissant leur précision et leur sécurité.
Fournir un soutien technique et organisationnel à l'équipe, tel que la préparation de présentations et de supports de formation.
Organisation des réunions stratégiques et fourniture de support administratif aux équipes de travail multinationales.
Profil recherché :
Expérience minimale de 3 à 4 ans ;
Maitrise des langes Arabe, Français, Anglais souhaité
Maitrise des techniques de secrétariat et d'assistanat
Maitrise de l'outil informatique
Rigueur, méthodologie et sens de la discrétion
Réactivité et sens de l’initiative
Maîtrise des compétences de secrétariat : Une excellente maîtrise des outils bureautiques tels que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ainsi qu'une excellente capacité de rédaction et de communication.
Organisation et gestion du temps : Capacité à gérer efficacement les priorités, à planifier et à coordonner les tâches et les calendriers, ainsi qu'à respecter les délais.
Compétences en communication : Capacité à communiquer de manière claire et professionnelle à l'écrit et à l'oral, en français, en anglais et éventuellement dans d'autres langues selon les besoins de l'entreprise.
Compétences interpersonnelles : Capacité à travailler efficacement avec diverses parties prenantes internes et externes, à maintenir des relations professionnelles et à gérer les interactions avec tact et diplomatie.
Discrétion et confidentialité : Capacité à traiter les informations sensibles de manière confidentielle et à respecter la confidentialité des données et des communications.
Flexibilité et adaptabilité : Capacité à s'adapter rapidement aux changements de priorités, à travailler dans un environnement dynamique et à résoudre les problèmes de manière proactive.
Les exigences supplémentaires :
Il est préférable que les candidats disposent d'un moyen de transport personnel, car l'entreprise ne fournit pas de service de transport à ses employés.
Lieu de travail : Draria, Les candidats doivent être en mesure d'accéder au lieu de travail en utilisant un moyen de transport personnel.

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