Assistante du Directeur Général

Expérience et diplômes :
Expérience dans le domaine pétrolier souhaitable
Expérience professionnelle 5 ans et plus
Maitrise parfaite de l’outil informatique : systèmes digitaux (Office 365), Excel, Power Point et SAP système.
Niveau d’études universitaire de 5 ans et plus
Anglais, Français et arabe excellent écrit et oral
Qualités personnelles :
Avoir une bonne compréhension du mode de fonctionnement l’entreprise
Faire preuve de courage et d’initiative
Savoir travailler sous pression et respecter les délais stricts
Tâches à accomplir :
Organiser et obtenir des réunions pour le vice-président
Obtenir des réunions en temps opportun.
Organiser de façon proactive les réunions du vice-président internes et externes.
La planification des réunions internes des conférences téléphoniques sécurisées
Gérer le bureau du vice-président
Traiter les tâches administratives liées au vice-président.
Gérer le calendrier du vice-président
Interférence avec le personnel interne et externe.
Organisation des visites de haut profil / Délégations
Représenter le vice-président aux comités internes et externes
Gestion des dépenses relatives au business du Vice-Président
Prendre les  minutes des  réunions et  les communiquer au personnel concerné
Le maintien de l’enregistrement efficace des documents sur le système
Mise à jour des contacts du  Vice-Président
Traduction des documents du français vers l'anglais ou de l'anglais vers le français.
Etre en charge de toutes correspondances /communications du vice-président et répondre indépendamment si nécessaire.
Résumer les rapports et documents pour le vice-président
Assister aux réunions de direction / réunions de gestion / rencontres avec VIP et préparer les comptes rendus des réunions
Organiser et coordonner les horaires de voyage et les réservations pour le vice-président Recevoir les visiteurs / personnel et organiser des rencontres avec le vice-président par rendez-vous préalable
Gérer les informations confidentielles avec le plus grand secret et intégrité
Effectuer toutes les autres tâches de gestion du bureau
Préparer tous types d'autorisations et documents relatifs aux voyages.
Correspondance, coordination des  réservations d'hôtel et de logistique
Interférence avec l'équipe de sécurité pour les arrangements appropriés pour les visiteurs et le vice-président.
Coordination avec l'équipe de maintenance.
Maintien, organisation et mise à jour des fichiers et des dossiers