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Assistante de Direction

Catégories: Assistanat, Secrétariat
Secteur d'activité: BTP, Construction, Immobilier
Type de poste: CDI
Niveau d'études: Licence (LMD), Bac + 3, Master 2, Ingéniorat, Bac + 5
Années d'experience: Confirmé / Expérimenté
Publiée le: 01-12-2025 à 10:05:23

Description

1. Mission principale Assister la Direction Générale dans la gestion administrative et organisationnelle de l’entreprise, assurer le suivi des dossiers stratégiques, coordonner la communication interne/externe et gérer les aspects administratifs, juridiques et logistiques liés au fonctionnement quotidien de la société. 2. Responsabilités et tâches principales A. Gestion administrative et organisationnelle * Assurer la gestion de l’agenda du Directeur Général. * Organiser les réunions, déplacements, rendez-vous et événements internes. * Rédiger, préparer et classer les courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs. * Assurer l’accueil physique et téléphonique des partenaires, clients et visiteurs. B. Suivi des dossiers juridiques * Assurer le suivi administratif des dossiers juridiques de la société. * Travailler en collaboration avec l’avocat de l’entreprise pour la transmission, préparation ou mise à jour des documents requis. * Assurer la mise à jour des dossiers contentieux, litiges ou procédures en cours. * Suivre les échéances juridiques (audiences, délais, notifications, correspondances). * Garantir la confidentialité des documents et informations sensibles. C. Gestion du stock matériel et fournitures de bureau * Suivre le stock de matériel et fournitures de bureau courantes. * Établir les besoins internes et maintenir un niveau de stock minimal. * Superviser la réception, la vérification et le rangement des fournitures. * Tenir à jour un tableau de suivi des entrées et sorties du matériel. D. Contact et gestion des fournisseurs (nouvelle tâche) * Rechercher, contacter et évaluer les fournisseurs de fournitures de bureau et matériel. * Demander des devis, passer les commandes et assurer le suivi des livraisons. * Négocier les prix, délais et conditions si nécessaire. * Gérer la relation fournisseur et s’assurer du respect des engagements.E. Coordination interne * Assurer la liaison entre la Direction, les services internes et les partenaires externes. * Suivre l’avancement des projets confiés et relancer les équipes concernées. * Préparer les dossiers pour les réunions de direction. F. Gestion documentaire * Classement et archivage physique et numérique. * Gestion des courriers entrants et sortants. * Classer, archiver et sécuriser les documents administratifs, juridiques et contractuels. * Mettre à jour les bases de données internes. G. Gestion des Ressources Humaines * Participation au processus de recrutement (tri des CV, prise de rendez-vous, communication candidats). * Gestion des dossiers du personnel : contrats, renouvellements, absences, congés. * Préparation et mise à jour des tableaux de bord RH. * Suivi de la présence, des retards et des plannings. * Coordination avec le service paie (transmission des éléments variables). * Accueil et intégration des nouveaux employés. * Organisation des formations internes et suivis des évaluations. 3. Compétences requises Compétences techniques * Excellentes compétences en administration et gestion documentaire. * Connaissance du fonctionnement juridique de base d’une entreprise. * Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, e-mail…). * Bonne expression écrite et orale en français (anglais souhaité). * Sens de l’organisation et gestion des priorités. * Capacité à gérer la relation avec les fournisseurs. Compétences personnelles * Discrétion et respect absolu de la confidentialité. * Communication claire et professionnelle. * Polyvalence et réactivité. * Rigueur, autonomie et sens du détail.* Capacité à travailler sous pression et gérer des urgences. 4. Formation et expérience * Bac +2 / Bac +3 en gestion, administration ou équivalent. * Expérience souhaitée : 2 à 5 ans dans un poste similaire. * Une connaissance des procédures juridiques ou administratives est un atout.

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