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Assistante de Direction

Catégories:
Secteur d'activité: Accueil / Administration - Services généraux
Type de poste: CDD
Niveau d'études: Bac +4
Années d'experience: 3 à 4 ans
Publiée le: 02-07-2025 à 00:00:00

Description

Missions :

Transmet les communications en recherchant le numéro de poste de la personne demandée sur un fichier, un annuaire interne ou un écran
Réceptionne et identifie les appels
Analyse la demande de l'appel et l'oriente soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent
Peut répondre à certaines demandes de renseignements extérieurs tels que les heures d'ouvertures, accueil des personnes étrangères à la société, l'adresse du siège ou ses annexes, l'adresse du site internet ... etc.)
Met régulièrement à jour l'annuaire téléphonique de la société, et en cas d'anomalies ou de pannes, il/elle fait appel au service habilité de la société
Présente une image positive de la société lors de ses contacts téléphoniques
Doit savoir écouter et s'exprimer clairement et avec courtoisie
Gère la saturation des postes et fait patienter son interlocuteur si c'est le cas
Doit maitriser les techniques d'accueil téléphonique, connaitre les missions et le fonctionnement de l'organisation de la société et celles des structures annexes, et ce pour pouvoir orienter ou réorienter les appelants si nécessaires
Doit avoir une idée générale sur les dossiers d'actualité et les grands évènements qui peuvent générer des afflux d'appels,
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles
Gère minutieusement l'agenda de son manager et le décharge des tâches administratives et de secrétaria*t
Actualise les informations professionnelles et réglementaires, procède à l'archivage et au classement des documents
Assure la lecture du courrier et des e-mails de son manager et les classe par ordre de priorité
Assure la saisie et met en forme les divers documents (courriers, rapports, convocations ... )
Constitue et prépare les dossiers demandés par son manager
Doit parfaitement comprendre une demande pour lui donner une suite efficace
Doit avoir une bonne capacité de mémoriser des informations pour traiter rapidement les demandes
Assure la gestion des demandes de réservation et d'organisation provenant de l'instruction de son manager, et ce en étroite collaboration avec les services des moyens généraux quand il s'agit de l'accueil des personnalités ou missionnaires particuliers
Prend en charge toute autre tâche relevant de ses compétences dans son domaine d'activité pouvant lui être confiée par la hiérarchie

Profil :

Formation de base : universitaire
Formation professionnelle : assistante de direction ou secrétariat direction + MS office Microsoft + logiciels secrétariat
Expérience validée dans la maitrise de la gestion de secrétariat de direction
Ayant occupé un poste d'assistante de direction d'au moins 03 années

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