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Assistante de Direction

Description

Missions :

Mission Principales:

Assurer un soutien administratif, organisationnel et opérationnel de haut niveau.
Etre un relais d’information essentiel, garant de l’efficacité du service de direction et contribue à l’image de l’entreprise.

Gestion de l’agenda et organisation du temps:

Planifier, gérer et optimiser l’agenda du Directeur Général (rendez-vous, réunions, déplacements).
Organiser les déplacements nationaux et internationaux (billets d’avion, hôtels, visas, transferts).
Préparer les réunions (convocations, réservation de salles, matériel).
Assurer la filtration et la priorisation des sollicitations (téléphone, emails).

Communication et relations internes/externes:

Assurer l’accueil physique et téléphonique de haut niveau.
Rédiger, mettre en forme et diffuser la correspondance courante (courriers, emails, notes de service).
Centraliser et diffuser l’information en interne.
Servir d’interlocutrice privilégiée pour les partenaires internes et externes.
Gérer la communication basique en anglais (ou autre langue si nécessaire).

Soutien à la gestion administrative et secrétariat

Préparer les dossiers et supports pour les réunions (présentations PowerPoint, documents Excel, rapports).
Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions, procès-verbaux et décisions.
Assurer la gestion et le classement électronique et physique des documents sensibles.
Gérer le courrier entrant et sortant.

Gestion d’événements et de projets:

Organiser et coordonner des événements (séminaires, conférences, réunions du Conseil d’Administration).
Participer à des projets transverses en apportant un soutien logistique et administratif.
Assurer le suivi des dossiers et actions confiés par la Direction.

Profil :

Formation : Bac +2/3 minimum en secrétariat de direction, assistant de manager, ou équivalent (BTS Support à l’Action Managériale, Bachelor Assistant de Direction).
Expérience : Minimum 5 ans d’expérience réussie dans un poste similaire d’assistante de direction, idéalement au sein d’un comité de direction.

Compétences Techniques (Savoir-faire):

Excellentes compétences en rédaction et en communication écrite et orale (orthographe impeccable).
Maîtrise des outils de visioconférence (Teams, Zoom).
La connaissance d’un logiciel de gestion de planning partagé est un plus.
Langue : Anglais courant (niveau B2 minimum) impératif. Une autre langue est un atout.

C. Qualités Personnelles (Savoir-être):

Discrétion et confidentialité absolues.
Rigueur, organisation et sens des priorités.
Autonomie, proactivité et force de proposition.
Excellente résistance au stress et capacité à gérer les imprévus.
Relationnel aisé, sens du contact et esprit d’équipe.
Adaptabilité et flexibilité face aux changements d’emploi du temps.
Rémunération : Selon convention collective et expérience. Package annuel attractif.
Environnement : Poste basé au siège, dans un environnement dynamique et exigeant.

Autres :

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