Important Groupe recrute : Une Assistante de Direction   Missions Principales : L’assistante de Direction a pour mission d’assumer des tâches et des activités opérationnelles de différents ordres : collecte et traitement de l’information, tenue à jour du classement et de l’archivage des documents, rédaction de courriers -PV- compte -rendu-notes, organisation de réunions internes et  externes, la gestion de l’agenda et des e-mails du responsable direct, organisation et de facilitation des déplacements professionnels, assurer l’interface avec les différents interlocuteurs et veiller à la bonne circulation de l’information et des documents entre la Direction et les filiales et/ou interlocuteurs , ainsi que toutes autres tâches que lui confiera sa hiérarchie et ce, conformément aux procédures établies et dans le strict respect des normes et de l’application de la réglementation en vigueur au sein de l’entreprise. Activités Principales : ·       Réceptionner et trier le courrier et prendre connaissance des e-mails ; ·       Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour) et saisir des documents numériques ; ·       Assurer le filtrage des communications et des interlocuteurs, en tenant compte des instructions données par sa hiérarchie ; ·       Assurez l’interface téléphonique entre sa structure et les divers interlocuteurs, en application des instructions données ; ·       Traiter les contacts de son responsable hiérarchique, (filtrage des interlocuteurs ; transmission en interne et en externe des courriers et informations) ; ·       Assurer la gestion de l’agenda du responsable hiérarchique, de son planning, ainsi que l’organisation de ses rendez-vous et ses déplacements professionnels ; ·       Assurer la préparation de divers courriers, documents, dossiers de sa structure dans le respect des obligations et des échéances arrêtées ; ·       Traiter, exploiter et assurer le suivi des informations, des dossiers relatifs aux affaires spécifiques de la structure du Groupe confiés par la hiérarchie ; ·       Transmettre dans les délais, en interne et en externe les décisions, les courriers, les documents et informations pertinentes ; ·       Planifier, organiser et assurer la préparation et le suivi des réunions et l’accueil, rencontres internes et externes ; ·    Instruire des dossiers : constitution et synthèse des documents ; ·       Organiser et coordonner les informations internes et externes, liées à son activité ; ·       Prendre en charge et assurer la rédaction du courrier, des comptes- rendus, synthèses, PV et notes, ainsi que les autres documents officiels, confiés par la hiérarchie et en assurer la confidentialité ; ·       Assurer l’interface avec la structure Moyens généraux pour le suivi des aspects liés à la logistique (déplacements professionnels, réservations de vols, hôtels et repas d’affaires, … jusqu’à la vérification des passeports et autres documents) ; ·       Veiller à la qualité dans la transmission de l’information auprès des interlocuteurs internes et externes ; ·       Veiller à la tenue et à la mise à jour du classement du courrier et à l’archivage des documents de référence ; ·       Veiller à la constitution du fonds documentaire de sa structure et à la mise en place des modes de classement et d’archivage accessibles ; ·       Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire liée à son activité (se mettre à jour) ; ·       Rendre compte à sa hiérarchie en temps réel, du niveau des réalisations et des difficultés rencontrées ; ·       Proposer des solutions pouvant aider à résoudre les difficultés rencontrées ; ·       Veiller au suivi et à la réalisation du reporting de son activité.           Conditions d’accès : ·        Diplôme universitaire Bac + 4 ans : licence ou diplômes assimilés ; ·        Expérience professionnelle minimum de 04 ans ; ·        Bonne connaissance de la langue arabe et de la langue française ; ·        Maîtrise de l’anglais ;  ·        Bonne présentation.   Connaissances :   ·        Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’organisation du travail en vigueur ; ·        Connaissance de l’environnement et outils bureautique (traitement de texte…) ; ·        Connaissance des méthodes de rédaction des différentes correspondances et des techniques de prise de notes ; ·        Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...) ; ·        Connaissance des méthodes de classement et d'archivage ; ·        Connaissance des techniques de numérisation ; ·        Connaissance des principales missions et du mode de fonctionnement d’un Groupe Industriel ; ·        Connaissance et bonne adaptation avec le domaine d’intervention du responsable hiérarchique ; ·        Savoir Construire un dossier professionnel.   Qualités principales : ·       Respect des procédures de travail en vigueur ; ·       Rigueur, organisation, ordre et méthode ; ·       Sens de la confidentialité et de la discrétion ; ·       Sens de la vigilance ; ·       Sens des responsabilités ; ·       Grande disponibilité et réactivité ; ·       Capacité à résister au stress ; ·       Capacités à gérer les priorités ; ·       Esprit d’analyse et de synthèse ; ·       Dynamique, esprit de collaboration et Initiative ; ·       Bonne aptitude relationnelles et à la communication avec son environnement et courtoisie ; ·       Capacités d’écoute ; ·       Bon sens de l’autonomie ; ·       Capacités d’adaptation ; ·       Capacités à rendre compte ; ·       Esprit analytique et de synthèse ; ·       Capacités rédactionnelles (rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites) ; ·       Initiative et autonomie.   Environnement : Travail de bureau, horaires de travail de type modulable en brigade, avec une très forte disponibilité. Niveau de poste : confirmé expérimenté Type de Contrat : CDD Rémunération, selon les compétences et la grille des salaires en vigueur.