Assistante Administrative de Direction

Mission :
L’assistante Administrative de direction accompagne un dirigeant d’entreprise ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

• Assurer la gestion de l’agenda et des réunions en anticipant les différentes échéances et préparer, les communications nécessaires.
• Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques ainsi que les courriers et rédiger les comptes rendus.
• Mettre en place et gérer le classement des différents dossiers (diffusion, rangement, archivage).
• Assister le Directeur et les Chefs de service dans leurs relations avec les partenaires internes et externes, en assurant l’interface.
• Etablir la gestion des ordres de mission et suivre les projets et les activités de la direction.
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Profil :

• A partir de 2ans d'expérience exigée en secrétariat ou travail administratif (dans le secteur industrielle souhaité).
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité d’assistance, d’anticipation et d’adaptation.
• Autres compétences : excellent relationnel, sens du service, rigueur, force de proposition, autonomie.
• Issue d'une formation supérieure de niveau bac +2 ou bac +3.