Recrutement Assistante de Direction (Akbou)

BEJAIA

  • Catégories: Services administratifs
  • Wilaya: BEJAIA
  • Publiée le: 29-01-2023 à 09:27:48
Description
Mission :
L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante.
  • Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale.
  • Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
  • Elle prend en charge, en lien avec la direction générale, l’organisation matérielle et logistique des réunions internes et externes.
Activités : Gestion administrative
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
  • Assurer les prises de rendez-vous.
  • Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques.
  • Suivre la circulation des parapheurs.
  • Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports .), les reproduire et les diffuser.
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes.
  • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
  • Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe.
  • Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
  • Prendre en charge des aspects logistiques de la direction générale (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur ).
  • Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
  • Classer, pré-archiver les documents en lien la direction générale.
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative.
  • Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations.
  • Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés.
  • Suivre le prestataire de prise de notes.


Profil :
Connaissances :
  • Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
  • Maîtrise la langue Anglaise.
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
  • Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
Compétences opérationnelles :
  • Très bonne capacité rédactionnelle et d'expression orale.
  • Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail.
  • Sens des priorités.
  • Sens de l'organisation.
  • Capacité à prendre des initiatives.
  • Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique.
  • Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence.
Savoir être :
  • Discrétion.
  • Très bon sens relationnel.
  • Calme0
  • Autonome.
  • Accueillante.
  • Capacité d’anticipation.
  • Force de proposition.
  • Sens de l'écoute.
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